E-Mail-Vorlagen anpassen

Orbilyte verschickt automatisch E-Mails an deine Kunden, sobald eine Buchung eingeht oder ihren Status ändert — und benachrichtigt auch dich, damit du nichts verpasst. In dieser Anleitung passt du Betreff, Texte und Empfänger nach deinen Wünschen an.

Welche E-Mails werden verschickt?

Es gibt zwei Gruppen:

Kunden-E-Mails

• Anfrage eingegangen — direkt nach Absenden des Formulars
• Buchung bestätigt — sobald du den Status auf „Bestätigt" setzt
• Buchung storniert — beim Storno
• Bestellung bereit (für Produkt-Buchungen) — wenn du den Status auf „Bereit" setzt

Deine Benachrichtigungen

• Neue Anfrage / Buchung eingegangen
• Bestellung storniert oder geändert

Jede E-Mail-Art kann einzeln aktiviert oder deaktiviert werden — du musst nicht alles nutzen.

Tenant-weite Vorlagen unter Einstellungen → E-Mails

Gehe auf Einstellungen und öffne den Tab „E-Mails". Hier findest du alle Mail-Typen aufgelistet, gruppiert nach „Kunden-E-Mails" und „Benachrichtigungen (für dich)".

Pro Mail-Typ kannst du:

• Den Schalter rechts aktivieren oder deaktivieren
• Einen eigenen Betreff eintragen (sonst wird der Standard genutzt)
• Eine persönliche Nachricht ergänzen, die zusätzlich zum Standard-Inhalt in der Mail erscheint

Pro Buchungstyp eigene Mail-Texte

Manchmal brauchst du unterschiedliche Mail-Texte je nach Buchungstyp — z. B. einen anderen Bestätigungstext für Tisch-Reservierungen als für Workshops. Genau dafür gibt es Overrides pro Buchungstyp:

• Gehe auf „Kategorien" und öffne den gewünschten Buchungstyp.
• Klappe den Block „E-Mail-Vorlagen" auf.
• Trage hier abweichende Betreffs oder persönliche Nachrichten ein.

Deine eigenen Benachrichtigungen

Im Block „Benachrichtigungen (für dich)" konfigurierst du, welche Mails du beim Eingehen einer neuen Buchung erhalten möchtest. Diese sind sinnvoll, wenn du nicht ständig ins Dashboard schaust.

Empfänger-Adresse für Benachrichtigungen ändern

Die E-Mail-Adresse, an die deine Benachrichtigungen gehen, pflegst du im Tab „Allgemein" unter dem Feld „Benachrichtigungs-E-Mail".

Häufige Fragen

Bekomme ich eine Kopie der Kunden-E-Mails?

Nein, die Kunden-Mails gehen direkt an den Kunden. Stattdessen aktivierst du die Benachrichtigungs-Mails, die dir den Inhalt der Buchung zusammenfassen.

Kann ich das Logo in der Mail ändern?

Die Mail-Templates nutzen automatisch dein Branding aus den Widget-Einstellungen. Wenn du dort die Primärfarbe und das OG-Bild gepflegt hast, übernehmen die Mails das.

Was passiert, wenn ich die persönliche Nachricht leer lasse?

Dann wird nur der Standard-Inhalt verschickt — das ist völlig in Ordnung. Die persönliche Nachricht ist optional und ergänzt den Standard, ersetzt ihn aber nicht.

Kann ich die E-Mails auf Englisch verschicken?

Standard-Sprache ist Deutsch. Wenn du die Texte vollständig auf Englisch oder eine andere Sprache umstellen willst, sprich uns an.